О новых стандартах организации офисного пространства

О новых стандартах организации офисного пространства

Рынок офисной недвижимости в Украине уже пережил фазу шока и взялся за разработку антикризисных планов и оценку новых возможностей. Среди консультантов по недвижимости, которые получают соответствующие запросы от международных арендаторов, идет обсуждение того, каким должен быть безопасный офис в краткосрочной и среднесрочной перспективе, а также каким будет возвращение к офисной работе. Все сходятся во мнении, что так, как было, уже не будет, а как будет, еще предстоит определить. Соответственно, впереди нас ждет этап разработки новых стратегий и принятия новых стандартов организации офисного пространства.

 

Удаленная работа

С введением карантина подавляющее большинство офисных арендаторов полностью перешли на удаленный режим работы. При этом офисы остались открытыми для сотрудников на случай необходимости. Вся коммуникация с клиентами и управление компанией были переведены в онлайн, существенно сократились или прекратились деловые поездки. У сотрудников появилась возможность гибкого планирования рабочего времени. Многие компании отметили, что удаленная работа сыграла важную роль в сохранении бизнеса.

Недавно Тарас Вервега, соучредитель компании SoftServe, рассказал, что еще никогда за историю компании, а она была создана еще в девяностые годы, вся компания не работала из дома. Нагрузка на серверы выросла в 10 раз, и понадобилось некоторое время, чтобы наладить их нормальную работу. Тарас также отметил, что производительность сотрудников в начале перехода на удаленную работу несколько снизилась, но люди быстро мобилизовались. В результате, они работают больше времени, поскольку нет соблазна пойти куда-то, не тратится время на дорогу.

С другой стороны, руководители многих компаний отмечают проблемы с удаленным управлением, связанные с разным уровнем опыта сотрудников и осложненным контролем производительности. Они считают дистанционную работу временной вынужденной альтернативой и условием выживания бизнеса.

 

Однако существует и противоположная точка зрения, согласно которой формат удаленной работы приживется в Украине и будет использоваться арендаторами в той или иной степени. В условиях продолжающейся пандемии многие компании впервые испытали модель дистанционной работы и убедились в ее эффективности. Некоторые из них с высокой долей вероятности будут стремиться создать больше возможностей для удаленной работы и переведут часть сотрудников на этот формат в будущем с посещением офиса в определенные дни недели.

Лучшие мировые примеры успешного применения дистанционной работы следует искать среди технологических компаний. Google и ее материнская компания Alphabet, а также Facebook, одними из первых перешли на удаленную работу и продолжают эффективно использовать этот формат.

При этом для сотрудников Google работа из дома продлена до конца 2020 года, а тем, кому нужно вернуться в офис, разрешено это сделать в июне-июле при условии соблюдения мер безопасности.

Для сотрудников Facebook работа из дома также продлена до конца 2020 года, но при необходимости вернуться в офис можно будет с 6 июля. В качестве поощрения работы из дома компания выплатила всем работникам бонус в размере $ 1000, обеспечила устройствами для видеозвонков и предоставила отпуск тем, кому он был необходим.

Однако, следует отметить, что не во всех регионах мира существует достаточная инфраструктура для дистанционной работы. В Индии офисные помещения международных компаний оснащены передовыми технологиями, однако в секторе жилой недвижимости отсутствует интернет хорошего качества, и пока в стране нет планов по решению этой проблемы. По этой причине, по оценкам Cushman & Wakefield, международные компании будут вынуждены открыть бэк-офисы для обеспечения рабочими местами от 700 тыс. до 1 млн высококвалифицированных специалистов в других регионах с достаточным инфраструктурой, включая Восточную Европу. Это, в свою очередь, может в среднесрочной перспективе создать новые возможности для развития рынка офисной недвижимости в Украине.

Арендаторы отмечают, что при всех очевидных плюсах удаленной работы через некоторое время возникает дефицит прямого общения. Это позволяет сделать вывод, что текущий карантин убедил всех в том, что офис является чрезвычайно важным инструментом в поддержании социального взаимодействия, поскольку он не только развивает сотрудничество и производительность, но также оказывает положительное влияние на качество жизни сотрудников.

 

Социальная дистанция как новая норма организации рабочего пространства

Арендаторы практически единодушны в том, что возвращение в офис неизбежно, но оно будет постепенным и поэтапным. Согласно оценкам Cushman & Wakefield, на глобальном уровне в течение ближайших месяцев арендаторы столкнутся с многочисленными вызовами и должны будут применить новый подход к офисным стандартам. Новые требования по эпидемической безопасности и законодательство заставят арендаторов искать решение для уменьшения плотности размещения рабочих мест в офисе.

Некоторые специалисты считают, что использование открытой планировки офисных помещений будет сокращаться. Однако я в своей практике я не нахожу этому подтверждения. Open space является эффективным планированием, чтобы реализовать все требования арендатора, включая противоэпидемические.

В течение некоторого времени до карантина наблюдался тренд уплотнения офиса. Арендаторы оптимизировали пространство за счет увеличения доли open space и за счет использования формата share desk. Это иногда приводило к уменьшению арендуемой площади, но не всегда.

Сейчас на смену тренда уплотнения рабочих мест приходит новая норма - социальная дистанция, которая требует соблюдения между людьми в помещении расстояния не менее 1,5 метра. Как будет придерживаться эта норма зависит от того, какие меры будут приняты арендаторами касательно арендуемого помещения и арендодателями касательно офисного здания.

 

Социальная дистанция в офисных помещениях

Соблюдение социальной дистанции влияет сразу на несколько аспектов использования офисного помещения:

  • расстояние между рабочими столами
  • максимальное количество рабочих мест, которое может располагаться в одной комнате
  • максимальное количество сотрудников, которое может одновременно находиться в переговорных комнатах, в местах релаксации, на кухне
  • необходимое количество переговорных комнат
  • направление движения внутри помещения

 

Очевидно, что соблюдение социальной дистанции может привести к необходимости сокращения рабочих мест или оптимизации их использования. Для достижения этих целей могут быть применены следующие меры:

  • Проведение регулярного контроля за тем, сколько сотрудников одновременно находятся в офисе.
  • Установка датчиков контроля времени использования одного рабочего места одним сотрудником.
  • Установка при входе в офис датчиков контроля в реальном времени общего количества сотрудников, одновременно находящихся в офисе.
  • Внедрение системы резервирования сотрудниками рабочих мест.
  • Перевод отдельных сотрудников на удаленную работу.
  • Отказ от концепции share desk, если строгие меры безопасности не могут быть выполнены.
  • Оценка необходимости личных встреч.
  • Сокращение количества участников личных встреч и мест в переговорных комнатах.
  • Проведение встреч с участием большого количества людей в формате онлайн-конференций.

 

Не секрет, что во многих офисах столы расположены близко друг к другу. Ширина столов 1,2 - 1,4 м, поэтому расстояние между сотрудниками намного меньше. В этом случае для обеспечения противоэпидемических норм необходимо обустроить проход между столами, пусть столы будут невелики. Также это повлияет на количество рабочих мест в офисе и оптимизацию их использования.

Еще одно интересное замечание Тараса Вервеги, соучредителя SoftServe: руководители должны подумать, как сами работники будут воспринимать нахождение 30, 50, а то и 100 человек в одной комнате.

 

Концепция 6 Feet Office от Cushman & Wakefield

Компанией Cushman & Wakefield в Амстердаме была разработана концепция 6 Feet Office, которая строится на соблюдении социальной дистанции в 6 футов (1,8 м) и является прототипом, отвечающим новым офисным стандартам.

Данная концепция предполагает анализ помещения на предмет вирусной безопасности, на основе которого будет составлен список простых правил. При этом, в офисе должен быть обученный сотрудник, который будет контролировать соблюдение этих правил.

 

 

Базовые правила концепции 6 Feet Office:

  1. В лифтовом холле и в лифте нужно стоять согласно разметке на полу.
  2. Движение в офисе должно осуществляться только в одну сторону, согласно маркировке на полу.
  3. Работники должны использовать одноразовые коврики для рабочих столов.
  4. Столы должны быть установлены на таком расстоянии друг от друга, чтобы между людьми сохранялась социальная дистанция.
  5. Не разрешается стоять в проходах между столами.
  6. В переговорных комнатах между креслами должно быть необходимое расстояние. Лишнюю мебель необходимо убрать. Движение в переговорных комнатах должно осуществляться в одну сторону, согласно маркировке на полу.